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POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES CASTROL COLOMBIA

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES CASTROL COLOMBIA LTDA

CASTROL COLOMBIA LTDA, en adelante “CASTROL”, en cumplimiento a las disposiciones legales y reglamentarias sobre el tratamiento de datos personales, manifiesto que CASTROL ha adoptado la siguiente Política de Tratamiento de Datos Personales (la “Política”), previas las siguientes:

 

CONSIDERACIONES:

  1. CASTROL es una sociedad Limitada que en desarrollo de su objeto social requiere de la obtención de información personal proveniente de sus clientes, de sus trabajadores, contratistas y proveedores.
  2. La información personal proveniente de los clientes, contratistas y proveedores de CASTROL, en adelante, el “Titular” o los “Titulares” de la Información”, se rige por lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto Único Reglamentario1074 de 2015.
  3. En cumplimiento de las normas mencionadas, CASTROL ha tenido en cuenta los postulados normativos aplicables con el fin de informar los derechos y deberes consagrados a favor de los Titulares de la Información y los deberes que asume CASTROL frente a éstos, dada su condición de Responsable y Encargado del tratamiento de datos personales.
  4. La presente Política incorpora las definiciones establecidas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y en el Decreto Único Reglamentario1074 de 2015.

 

En virtud de las anteriores consideraciones, CASTROL adopta la siguiente Política de Tratamiento de Datos Personales:

 

DATOS DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS
Razón Social: Castrol Colombia Ltda.
Domicilio: Bogotá D.C.
Dirección: Calle 81 No. 11 – 42 Of. 901
Teléfono: 3907191
Correo electrónico: BDCastrolColombia@bp.com
PRINCIPIOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: el tratamiento de datos a que se refiere la presente Política es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.


b) Principio de finalidad: el tratamiento de datos debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada a los Titulares de la Información.

 

c) Principio de libertad: el tratamiento de datos sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado de los Titulares de la Información. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.


d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento de datos debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de Datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.


e) Principio de transparencia: En el Tratamiento de datos debe garantizarse el derecho de los Titulares de la Información a obtener de CASTROL, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

 

f) Principio de acceso y circulación restringida: el tratamiento de datos se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente Política y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento de datos sólo podrá hacerse por personas autorizadas por los Titulares de la Información y/o por las personas previstas en la presente Política.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares de la Información o terceros autorizados conforme a la presente Política;


g) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por CASTROL a que se refiere la presente Política, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.


h) Principio de confidencialidad: CASTROL garantiza la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento de datos y únicamente podrá suministrar o comunicar los datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades de CASTROL.

AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

Para la recolección de los datos personales, CASTROL deberá solicitar la autorización previa y escrita por parte de los Titulares de la Información personal en el Formato establecido por CASTROL para tal efecto, en el cual se establecen los datos personales que serán recolectados y la finalidad del tratamiento de los datos.


Mediante la firma de las personas naturales con las cuales CASTROL tiene vínculos comerciales o laborales, en el Anexo 1, los Títulares de la Información autorizan libre y expresamente a CASTROL para que sus respectivos datos personales e información que obtenga de los mismos, sean compilados, tratados, almacenados, consultados, administrados, compartidos, divulgados, transmitidos, de conformidad con la presente POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, hasta por un período de 5 años, contados a partir de la terminación del vínculo comercial o laboral con CASTROL.

TRATAMIENTO DE DATOS Y FINALIDAD

Los Titulares de la Información autorizan a CASTROL para:


a) Realizar y obtener consultas, solicitudes y reportes de toda la información de comportamiento crediticio de los Titulares de la Información, incluyendo sus representantes y directivos, ante cualquiera de los operadores de información financiera, tales como Cifín o Datacrédito.


b) Suministrar, reportar, procesar y divulgar toda la información relacionada con el comportamiento crediticio de los Titulares de la Información, el origen de las obligaciones a su cargo y cualquier novedad, modificación, extinción, cumplimiento o incumplimiento de sus obligaciones.


c) Suministrar la información que reposa en sus bases de datos a las siguientes personas: a las personas debidamente autorizadas por los Titulares de la Información, a cualquier autoridad judicial o administrativa, previa orden judicial o administrativa; a las entidades públicas del poder ejecutivo, cuando el conocimiento de dicha información corresponda directamente al cumplimiento de alguna de sus funciones; a los órganos de control y demás dependencias de investigación disciplinaria, fiscal, o administrativa, cuando la información sea solicitada para el desarrollo de una investigación en curso; y en general a las demás personas autorizadas por la ley, y


d) Recolectar, compilar, modificar, actualizar, emplear, almacenar, procesar y en general administrar la información.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

Los Titulares de la Información tendrán los siguientes derechos respecto de su Información:


a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, respecto de datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o de aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;


b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a CASTROL salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 del 2012;

 

c) Ser informado por CASTROL, previa solicitud, respecto del uso que ha dado a sus datos personales;


d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente Política y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;


e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento de datos no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento de datos CASTROL ha incurrido en conductas contrarias a la presente Política y a la Constitución;


f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

DEBERES DE CASTROL

CASTROL en su calidad de responsable del Tratamiento de los Datos Personales tendrá los siguientes deberes:


a) Garantizar a los Titulares de la Información, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas Data;


b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente Política, copia de la respectiva autorización otorgada por los Titulares de la Información;


c) Informar debidamente al Titular de la Información sobre la finalidad de la recolección, su uso y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;


d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

 

e) Actualizar la información las novedades respecto de los datos que los Titulares de la Información previamente le hubieren suministrado a CASTROL;


f) Rectificar la información cuando sea incorrecta;


g) Suministrar a terceros y a entidades públicas, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté autorizado de conformidad con lo previsto en la presente Política;


h) Exigir en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información de los Titulares de la Información;


i) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente Política;


j) Informar de manera clara a los Titulares de la Información los usos, divulgaciones realizadas sobre su información cuando ésta sea solicitada por terceros o por entidades públicas.


k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio u otra autoridad de protección de datos, cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares de la Información;

 

l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS

La consulta será atendida por CASTROL en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, CASTROL informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

los Titulares de la Información que consideren que la información contenida en la base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes de CASTROL sobre el tratamiento de datos personales, podrán presentar un reclamo, el cual será tramitado por CASTROL, bajo las siguientes reglas:

 

a) El reclamo se formulará directamente a CASTROL. El reclamo deberá establecer la identificación de los Titulares de la Información, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y adjuntando los documentos que fundamenten el reclamo.


b) Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al Titular de la Información dentro de los diez (10) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.


c) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una columna que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha columna deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.


d) Los Titulares de la Información únicamente podrán interponer queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio o ante la autoridad que sea competente conforme a las estipulaciones legales, una vez se haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante CASTROL.

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
CASTROL ha adoptado mecanismos y medidas de seguridad, de acuerdo con las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio, que aseguran la integridad y confidencialidad de los datos personales. Una vez incorporados en las bases de datos, CASTROL protegerá la Información de manera no fuere posible su alteración, pérdida, uso fraudulento o acceso no autorizado.
TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES A TERCEROS PAÍSES

Se prohíbe la transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados y se encuentre relacionado en los listados previstos en las Circulares que publique la Superintendencia de Industria y Comercio.
Dicha prohibición no regirá cuando se trate de:

 

a) Información respecto de la cual los Titulares de la Información hubieren otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia;


b) Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable;


c) Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad;


d) Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre los Titulares y CASTROL, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con las autorizaciones de los Titulares, y


e) Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

CANALES DE INFORMACIÓN

Cuando los Titulares de la información en ejercicio de sus derechos quieran conocer, actualizar, rectificar y suprimir la Información y revocar la autorización, radicar peticiones, consultas y reclamos, podrán hacer uso de los siguientes canales dispuestos por CASTROL:


a) Atención Telefónica: 571-3907191
b) Dirección: Calle 81 No. 11 – 42 Of. 901
c) Nombre: Zulay Sandrea
d) Correo electrónico: BDCastrolColombia@bp.com

PUBLICACIÓN Y VIGENCIA

La presente Política será publicada para efectos de consulta en la página web CASTROL, http://www.castrol.com/es_co/colombia.html y rige a partir del momento de su publicación.


Cualquier modificación a la presente Política será informada y publicada a través de la página web de CASTROL.